PENGELOLAAN PENDIDIKAN YAYASAN BPI DALAM ERA TRANSFORMASI DIGITAL
Penulis: Dadi Bramastha/Kasub Umum Sekretariat BPI
DIGITALISASI DAPAT MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS KERJA SEBAGAI LAYANAN PRIMA BAGI STAKE HOLDERS
bismillaahir rahmaanir rahiim
PENDAHULUAN
Launching Digitalisasi Transformasi1 BPI tanggal 22 Juni 2022 merupakan keniscayaan di era revolusi industri 4.0. Digitalisasi merupakan akselerator2 untuk ketercapaian pelayanan yang unggul atau prima bagi stakeholders3. Teknologi digital menawarkan kemudahan dengan hasil yang efektif dan efisien.
Transisi4 manual ke digital sebenarnya sudah dilakukan oleh BPI, diantaranya penerapan aplikasi sistem keuangan BPI, PPDB online dan kegiatan promosi online, yang terus dilakukan penyempurnaan. Terbaru, antara bulan Juli dan Agustus 2022, BPI mendatangkan 22 unit smartboard untuk di kelas siswa baru BPI dan kerjasama dengan beberapa perusahaan IT (socrates dan PT. Gramedia) Tahapan digitalisasi transformasi BPI terus dilakukan, tentunya organ5 BPI telah menyusun program digitalisasi transformasi di lingkungan BPI.
lomba tulis essai, dengan tema “pengelolaan pendidikan Yayasan BPI dalam era transformasi digital”, dengan sub tema “digitalisasi dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja sebagai layanan prima bagi stake holders” mendorong penulis untuk menyampaikan ide dan gagasan terkait sub tema di maksud di atas. Penulisan mengenai penerapan digital di BPI ini penulis batasi yang penggunaannya di internal BPI (Yayasan dan unit kerja), dengan kata-kata kunci “efisien6, integrasi7, berkelanjutan (ada start, ada finish).
Tulisan ini dipengaruhi oleh pengalaman kerja penulis di BPI (staf TAS, Kasub Sekretariat, Sekretaris PPDB, Sekretaris koperasi, guru TIK, satgas/panitia, dan lain-lain), pengalaman kerja di luar BPI (Depkeu/ Lelang, anggota KPU Kab. Bandung, dan lain-lain) dan kegiatan organisasi di masyarakat (Tarka, RT, RW, LSM) dan lain-lain).
Adapun materi tulisan yang dituangkan yang berkaitan dengan sumber daya manusia, digital persuratan internal dan lain-lain. Metode yang digunakan analisa SWOT8.
Semoga bermanfaat sebagai bahan pertimbangan Bapak/ Ibu pimpinan di organ BPI
dalam penyusunan rencana BPI di masa mendatang dan yang terpenting, doa
“semoga Yayasan BPI semakin maju, berkualitas dan menghasilkan pegawai yang sejahtera dan peserta didik yang berguna bagi pribadi, keluarga, bangsa dan kehidupan di dunia”, aamiin.
PEMBAHASAN
1. E-Office
Aktivitas persuratan di lingkungan Yayasan BPI dari hari ke hari semakin tinggi, penanganan surat menyurat secara manual sering memunculkan permasalahan. Hasil searching internet dan komunikasi dengan tenaga IT (internal dan eksternal), penulis dikenalkan dengan istilah aplikasi E-Office atau aplikasi persuratan digital.
Analisa SWOT persuratan manual dan digital:
Berdasarkan analisa tersebut diatas, penggunaan e-office diusulkan untuk digunakan di Internal Yayasan BPI, karena mampu menghasilkan efisiensi, terintegrasi, berkelanjutan dan penghematan biaya.
Berkaitan dengan persuratan yang menyangkut dengan bukti-bukti keuangan, tentu masih dibutuhkan secara fisik, sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. E-Report Program Evaluation
Evaluasi hendaknya membantu pengembangan, implenentasi, kebutuhan suatu program, perbaikan program, pertanggungjawaban, seleksi, motivasi, menambah pengetahuan, dan dukungan dari mereka yang terlibat (Tayibnapis, 2008:4).
Hambatan untuk mengukur keberhasilan suatu program adalah data yang valid dan berkesinambungan. Seringkali data yang di himpun tanpa terprogram/ terstruktur menjadi beban pekerjaan yang berat sehingga mengganggu aktivitas pekerjaan.
Ketika pimpinan (Pembina, Pengurus, Kepala Sekolah) rapat untuk melakukan evaluasi dan perlu informasi suatu program, cukup aktifkan smarboard/ laptop di ruangan, di sana telah tersedia aplikasi yang
menampilkan DATA INFORMASI: (contoh)
* tanda Ο, untuk membuka data lebih lanjut terkait masing-masing item.
Form DATA INFORMASI dimaksud, berlaku untuk tingkat unit sekolah, yang dapat memberikan informasi-informasi penting, diantaranya:
1. Progress Jumlah siswa (bulan berjalan dan atau 5 tahun sebelumya)
2. Progress Rencana dan realisasi program kerja.
3. Progress Rencana dan realisasi pembiayaan dari Yayasan dan BOS.
4. Progress tunggakan siswa.
5. Dan seterusnya.
Adanya data informasi ini, membantu pimpinan dan lembaga untuk:
1. Program kerja di tahun mendatang.
2. Rencana pembiayaan.
3. Rencana pengembangan
4. Pemenuhan target-target di masa mendatang
Tentunya, butuh kerjasama dengan seluruh stakeholders yang ada di lingkungan Yayasan BPI baik untuk penerapan aplikasi maupun pengadaan sarana yang dibutuhkan (contoh media smartboad di ruangan rapat).
Berdasarkan analisa penulis, penggunaan e-report program evaluation atau apapun namanya diusulkan untuk digunakan di Internal Yayasan BPI, karena mampu menghasilkan efisiensi, terintegrasi dan program yang berkelanjutan. Berkaitan dengan laporan bulanan dari seluruh unit kerja BPI, yang pernah terhenti, perlu diterapkan kembali dengan format yang disempurnakan dalam bentuk digital.
3. Tenaga Humas di Era Digital
Pola komunikasi model baru di era digital menuntut adanya perubahan pola komunikasi BPI baik secara internal maupun eksternal. Komunikasi di era digital mendorong seluruh pihak untuk meningkatkan kemampuan dan kapasitas seperti pembuatan berita, foto, video, komunikasi antar lembaga, dan media informasi.
Hal tersebut dirasakan pada saat PPDB, masing-masing unit sekolah melakukan kegiatan informasi dan promosi dengan strategi masing-masing, yang melibatkan banyak orang, pembiayaan, dan kemampuan yang berbeda- beda.
Adapun persaingan di masa mendatang, untuk pemenuhan target siswa baru semakin berat. Banyak sekali aspek-aspek yang berkaitan dengan kegiatan kehumasan yang harus dilaksanakan secara terprogram dan terencana serta terintegrasi dengan seluruh stakeholders yang ada di BPI.
Kebutuhan tenaga kehumasan di BPI menjadi keniscayaan di era digital, untuk menjalankan tugas dan pekerjaan yang berkaitan dengan komunikasi, diantaranya:
- Pengelolaan media bpi (website, dan lain-lain);
- Program peningkatan kemampuan kehumasan;
- Kolaborasi kehumasan yayasan dengan unit sekolah (wakasek humas);
- Progam promosi kegiatan PPDB yang terintegrasi dan berkelanjutan;
- Dan lain-lain
Tenaga kerja ahli di bidang komunikasi tingkat Yayasan suatu keniscayaan di era digital saat ini, yang sangat membantu organ BPI untuk kegiatan kehumasan internal dan eksternal, karena mampu menghasilkan efektif, terintegrasi dan program yang berkelanjutan.
KESIMPULAN DAN SARAN
Pembahasan mengenai E-office, E-Report Program Evaluation, dan Tenaga Humas di Era Digital merupakan beberapa ide atau gagasan yang dapat dikemukakan oleh penulis dalam kesempatan ini.
Kegiatan pelatihan dan peningkatan kemampuan guru dan karyawan di era digital perlu dilaksanakan, sehingga proses adaptasi dan pengembangan suatu program dapat terlaksana secara cepat dan sinergis.
Yayasan BPI memiliki komitmen untuk menyelesaikan program yang berkelanjutan seperti pengadaan smartboard untuk tahun selanjutnya yang tentunya dengan biaya tidak sedikit.
Kerjasama kemitraan dalam tajuk transformasi digital dengan beberapa pihak tentu membutuhkan adaptasi dari semua stakeholders di internal BPI, yang perlu monitoring dan evaluasi untuk keberlanjutan program dan keberhasilan BPI di masa mendatang.
Harapan penulis, di masa mendatang BPI menjadi sekolah internasional, memiliki perguruan tinggi, memiliki cabang di beberapa kota/ kabupaten dan menghasilkan siswa yang berkarakter mandiri dan tentunya mampu terserap di perguruan tinggi negeri yang berkualitas, aamiin.
Penulis mengikuti penulisan essai ini karena dorongan motivasi dan moril dari Bapak Sekretaris BPI untuk senantiasa mengeksploitasi kemampuan dengan tujuan kemajuan BPI (ibadaaaah dad …… ibadah) dan beliau yang mengajarkan dengan tindakan tanpa ucapan, hatur nuhun, pa ade.
Penulis menyadari, dengan keterbatasan kemampuan dan waktu penulisan, tentunya masih banyak kekurangan dalam penulisan essai ini, untuk itu mohon saran dan kritik yang membangun untuk perbaikan pribadi dan kemajuan BPI tentunya.
Akhirul kata, alhamdulillaahi rab bil aalamiin, wassalaamu alaikum wr. wb.
